دریافت پول نقد

هنگام دریافت وجوه پولی ، باید به کنترل های مناسب پایبند باشید. اینها بر نحوه رسیدگی به پردازش روزانه معاملات و اشکال خاص پرداخت تأثیر می گذارد.

به خاطر داشته باشید که نه بخش ها و نه سازمان های دانشجویی مجاز به باز کردن حساب های بانکی جداگانه خود نیستند. کلیه سپرده ها باید از طریق دانشگاه انجام شود.

دانشگاه ابتکار عمل در حال انجام است تا "بدون پول" برود. بیشتر خدمات دانشگاهی از خود خدمات خود هستند و پرداخت ها از طریق کارت اعتباری یا MULAA با استفاده از شناسه دانشجویی شما پذیرفته می شوند. پرداخت نقدی در دانشگاه هایی که سکه دیگر پذیرفته نشده اند محدود است.

فرآیندهای روزمره

در طول روز کاری ، اگر با مشتری چهره به چهره تعامل دارید ، باید گزینه دریافت معامله را به آنها پیشنهاد دهید. ممکن است شما نیاز به پرداخت مالیات فروش در فروش برخی از کالاها یا خدمات در رویداد خود داشته باشید. برای محدود کردن میزان تغییر نقدی مورد نیاز برای رویداد خود ، توصیه می کنیم مبلغ کل دلار را که مالیات فروش اوهایو را نیز پوشش می دهد ، شارژ کنید. لطفاً به خط مشی صندوق تغییر مراجعه کنید. مالیات فروش برای کانتی باتلر در حال حاضر 6. 5 ٪ (0. 065) فروش ناخالص است. برای کمک های مربوط به مالیات (به عنوان مثال ، آیا شما باید مالیات جمع کنید) ، می توانید از طریق انطباق مالیات به ما ایمیل بزنید.

در صورت نیاز به صندوقدار برای باطل یا بازپرداخت معامله ، سرپرست صندوقدار ابتدا باید از باطل/بازپرداخت را بررسی و تأیید کند. شما باید مستندات مربوط به همه حفره ها و بازپرداخت گزارش های متعادل روزانه را درج کنید.

در پایان روز ، وجوه باید متعادل باشد. پول نقد دریافت شده باید به طور مستقل تأیید شود که مطابق با گزارش صندوق پول تجارت توسط صندوقدار است. پیشنهاد می کنیم ضمن تهیه سپرده روز ، این بررسی را انجام دهید. بلافاصله تمام پول نقد دریافت شده را ثبت کنید.

در پایان یک روز کاری ، یک سپرده آماده کنید ، که باید کل مستندات جمع آوری شده پول نقد و باطل/بازپرداخت را منعکس کند.

رسیدگی به فرم های خاص پرداخت

کنترل های حمل و نقل خود را بر اساس فرم های پرداختی که می پذیرید تعیین کنید.

بازی های بزرگ

Emarkets یک "فروشگاه" آنلاین در وب سایت میامی است و همه کارتهای اعتباری اصلی و همچنین کسر اکتشاف را از چک کردن حساب ها می پذیرد.

Emarkets "بدون لمس" است (بدون ثبت نام و چک کردن خوانندگان کارت اعتباری ، پذیرش پول نقد ، سپس رفتن به بانک یا ارسال گزارش تأیید سپرده فرم).

سپرده های پرداخت شده در هفته جاری روز جمعه بعد در بانک تسویه می شوند و سپس در مرکز/بنر که دوشنبه بعد از آن شناخته می شود ، شناخته می شوند.

راه اندازی eMarkets:

• لطفاً درخواست پرداخت تجارت الکترونیک را تکمیل کنید
• با سؤال با Bursar تماس بگیرید: ایمیل: bur_ecommerce@miamioh. edu تلفن: 513-529-5821

مهم است که بدانید:

شمانمی توانداز یک پردازنده کارت اعتباری آنلاین متفاوت استفاده کنید (به عنوان مثال ، یک لینک پی پال برای جمع آوری وجوه به وب سایت شما اضافه شده است) ، به غیر از مورد استفاده در eMarkets میامی. پرداخت آنلاین برای کالاها/خدماتبایداز طریق eMarkets میامی بروید.

استفاده از "مربع" یا هر دستگاه کش رفتن کارت اعتباری غیر میامی همچنان ادامه داردممنوع .

اگر یک سازمان در حال پذیرش هدایا (یعنی فروش چیزی نیست ، فقط قبول کمک مالی) ، باید دفتر پیشرفت دانشگاه مطلع شود و از پورتال آنها استفاده شود. در حال حاضر نباید از eMarkets برای کمپین های هدیه استفاده شود.(برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد کمپین های هدیه ، سوابق فارغ التحصیلان را مشورت کنید.)

برخی از کالاها و خدمات مشمول مالیات بر فروش هستند و هنگام قیمت گذاری کالاها و خدمات خاص باید مورد توجه قرار گیرند.(با سؤالات مربوط به مالیات مشورت کنید.)

کارت های اعتباری

بخش یا سازمان دانشجویی شما می تواند پرداخت کارت اعتباری را برای فروش بصورت حضوری ، از طریق تلفن ، از طریق پست پستی یا از طریق برنامه اینترنتی که امن و مطابق با خط مشی دانشگاه برای امنیت داده های کارت پرداخت باشد ، بپذیرد. این معاملات ممکن است از طریق خوانندگان کارت اعتباری ، خوانندگان بی سیم ، ثبت نام ها و نرم افزارهای مختلف آنلاین (همانطور که از قبل تأیید شده است) انجام شود. برای پذیرش پرداخت کارت اعتباری ، باید دستورالعمل های زیر را دنبال کنید.

لطفاً توجه داشته باشید: کلیه ادارات و سازمان های دانشجویی که تجارت کارت اعتباری را معامله می کنند ، هزینه کارت را به عنوان هزینه ای برای حساب های دفترچه مناسب خود ثبت می کنند. دفتر ما به طور معمول ماهانه این هزینه ها را پردازش می کند. هزینه ها به طور معمول 2-3 ٪ از فروش کارت اعتباری ناخالص ، بر اساس قراردادهای دانشگاه است.

امنیت داده ها

صرف نظر از این که از کدام نوع معامله کارت اعتباری استفاده می کنید ، از اهمیت ویژه ای برخوردار است که دانشگاه از حریم خصوصی و داده های مشتری کارت اعتباری محافظت می کند و رعایت سیاست میامی برای امنیت داده های کارت پرداخت را حفظ می کند. هرکسی که اطلاعات مربوط به دارنده کارت را ذخیره ، پردازش یا انتقال می دهد ، لازم است این خط مشی را دنبال کند ، که این امر تضمین می کند که مطابق با استانداردهای امنیتی داده های صنعت کارت پرداخت (PCI-DSS) باشد. این دوازده مورد نیاز اساسی برای ایجاد و حفظ یک محیط پردازش پرداخت قابل اعتماد و ایمن است. حجم معاملات ویزا کل یک بازرگان در طی یک دوره یک ساله "سطح" آنها را تعیین می کند ، که به نوبه خود الزامات لازم را برای اعتبار واقعی انطباق رسمی تعیین می کند. از آنجا که دانشگاه می تواند به دلیل عدم رعایت این استانداردها با مجازات هایی روبرو شود ، شما باید همیشه از استانداردها پیروی کنید. اگر نتوانید این کار را انجام دهید ، ممکن است از بخش شما بخواهیم معاملات کارت اعتباری را قطع کند. هرگونه استثناء در این سیاست مستلزم تصویب مسئول ارشد خزانه داری سرمایه گذاری و افسر امنیت اطلاعات است که چنین درخواست هایی را به صورت موردی بررسی می کنند.

برای اطمینان از امنیت کارتهای اعتباری مشتریان ، می توانید موارد زیر را انجام دهید:

• تمام رسیدهای کارت اعتباری را که دریافت می کنید به صورت ایمن (به عنوان مثال ، در یک مکان قفل شده) تا زمانی که واریز شود ، نگه دارید. دسترسی به مکان (های) ایمن را با استفاده از کلیدها یا ترکیبات محدود کنید و محدود کنید چه کسی مجاز به دسترسی به آنها است.
• از پذیرش اطلاعات کارت اعتباری از طریق ایمیل خودداری کنید (یا چنین اطلاعاتی را از طریق ایمیل به بخش دیگری ارسال کنید).
• از ذخیره اطلاعات کامل کارت اعتباری در پایگاه داده مشتری یا صفحه گسترده الکترونیکی خودداری کنید.
  • اگر رسیدهای شماره کارت مشتری یا اطلاعات خارج از بخش خود را توزیع می کنید ، فقط باید چهار رقم آخر شماره کارت اعتباری را نشان دهد. بقیه شماره کارت اعتباری را باید مجدداً ردیابی کرد (یعنی به اندازه کافی مشخص شده است ، بنابراین در هنگام نگه داشتن نور قابل خواندن نیست).
  • اگر سوابق کاغذی را که حاوی شماره کارت اعتباری است ، به طور ایمن ذخیره کنید ، اما چهار رقم آخر باید ظرف 60 روز یا به محض بازپرداخت ، بازپرداخت ها یا اختلافات دیگر احتمالاً (بیش از 180 روز) وجود داشته باشد.

  لطفاً توجه داشته باشید: اگر احساس می کنید سوابق کارت اعتباری به هر طریقی به خطر افتاده است ، خواه از طریق قصد مخرب و چه به دلیل ضعف در رسیدگی و پردازش معاملات کارت اعتباری ، بلافاصله به دفتر یا امنیت اطلاعات دانشگاه ما اطلاع دهید.

  راه های دریافت کارت اعتباری

  اگر بخش شما مایل است با استفاده از کارت های اعتباری تجارت را انجام دهد ، برای تنظیم این روند باید با دفتر ما تماس بگیرید.

  رویکردهای زیر را مرور کنید تا این حس را بدست آورید که روش تأیید شده برای شما مناسب ترین باشد ، بر اساس این که به طور منظم به انجام معاملات کارت اعتباری و همچنین دامنه و بودجه نیازهای خود نیاز دارید:

  • برای یک نیاز منظم و مداوم ، ممکن است بخواهید یک کارت اعتباری مستقل یا واحد بی سیم موبایل (برای پردازش با کارت اعتباری موجود) خریداری کنید. این قیمت از حدود 400 دلار شروع می شود.
  • اگر نیاز متوسط ، اما مداوم برای پردازش معاملات کارت دارید (جایی که ممکن است مشتری و کارت از نظر جسمی حضور نداشته باشند) ، ممکن است گزینه ای به نام i-terminal را در نظر بگیرید.
  • برای بخش هایی که برای خرید سیستم های نرم افزاری بزرگ کار می کنند ، با بخش های زیر (علاوه بر دفتر ما) تماس بگیرید: خرید ، امنیت IT ، مشاوره عمومی. این بخش ها به تسهیل ، بررسی یا تأیید هرگونه خرید نرم افزاری کمک می کنند. پس از تعیین قرارداد ، دفتر ما برای تسهیل معاملات کارت اعتباری به حساب های بانکی ما ، برای شناسه های تجاری لازم درخواست می کند. ما همچنین با پرسنل دپارتمان شما همکاری خواهیم کرد تا فرستنده های سپرده را به سیستم لجر تبدیل کنیم که با مبلغ بانکی آشتی می کند.
  • اگر نیاز موقت به توانایی پذیرش کارتهای اعتباری (به عنوان مثال ، رویدادهای خاص) دارید ، بخش ها می توانند قبل از زمان با ما تماس بگیرند تا در مورد رزرو یک خواننده کارت وام دهنده سؤال کنند. سازمان های دانشجویی باید با مرکز دانشجویی آرمسترانگ (513-529-2266) تماس بگیرند تا حداکثر 3 روز کاری رزرو کنند.
    • کلیه اشخاص نظارت بر فروش کارت اعتباری با استفاده از یک خواننده وام ، موظفند فرم را به عنوان "مالک" امضا کنند. هنگام انتخاب خواننده (از ما یا ASC) فرم مالکیت برنامه (و یک نسخه از آن) را تکمیل و امضا خواهید کرد. امضای فرم مسئولیت شما را برای:
      • بررسی سیاست کارت اعتباری دانشگاه
      • درک انطباق مالیات بر فروش ، پذیرش هزینه کارت اعتباری
      • تأیید کد فهرست برای شارژ هزینه کارت
      • بررسی معاملات برای مشروعیت و مناسب بودن
      • دست زدن به کارت
      • تکمیل تسویه حساب در هر روز (دستورالعمل ها با واحد همراه است)
      • ارسال کلیه رسیدها به خزانه دار سازمان دانشجویی به مدت 4 سال
      • محافظت از هر تجهیزات صادر شده به آنها به عنوان صاحبان
      • سریعاً هرگونه پول نقد را به بانک PNC واریز کنید
      • خواننده وام دهنده را در هر روز فعالیت داشته باشید
      • گزارش را به موقع تکمیل کنید

      اتهامات مورد اختلاف

      اگر مشتری کارت اعتباری شارژ ارسال شده در صورتحساب کارت اعتباری خود را مورد اختلاف قرار دهد ، مبلغ معکوس و از حساب بانکی ما کسر می شود. اینها "شارژ" نامیده می شوند و به دلایل قانونی و هم تقلب می توانند اتفاق بیفتند.

      بانک دانشگاه اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می دهد و مدت زمان اعلام شده ای را به ما می دهد تا از حق ما برای وجوه (در صورت لزوم) دفاع کنیم یا به نفع مشتری تصمیم بگیریم. ما این اطلاعات را به حوزه مسئول منتقل می کنیم تا یک اقدام مناسب ، تحقیق و ارائه کلیه رسیدها و مستندات را انجام دهیم و اطلاعات لازم را به ما ارسال کنیم. اگر در حال بحث و گفتگو در مورد شارژ و ارائه اسناد رضایت بخش باشیم ، بانک ما بازپرداخت را معکوس می کند و حساب بانکی ما اعتبار می یابد. اگر اینگونه نباشد ، دفتر ما ورود پول نقد مناسب را برای ثبت ضرر به بخش یا سازمان دانشجویی انجام می دهد.

      ارز ، چک و سفارشات پول

      این دانشگاه ابتکار عمل جاری برای رفتن به "بدون پول" دارد ، بنابراین استفاده از پول نقد باید محدود باشد. هیچ سکه ای جمع نمی شود. تمام ، ارز ، چک و سفارشات پول (و رسیدهای/گزارش آنها) را به صورت ایمن (به عنوان مثال ، در یک مکان قفل شده) نگه دارید تا زمانی که واریز شود. دسترسی به مکان (های) ایمن را با استفاده از کلیدها یا ترکیبات محدود کنید و محدود کنید که چه کسی مجاز به دسترسی به آنها است. بخش 9. 38 قانون اصلاح شده اوهایو به کلیه سپرده های بیش از 1000 دلار نیاز دارد باید تا روز کاری بعدی پس از روز دریافت در بانک واریز شود. اگر کل سپرده شما از 1000 دلار تجاوز نکند ، در صورت محافظت از وجوه در آن زمان ، حداکثر سه روز کاری برای سپرده گذاری دارید.

      کلیه چک ها و سفارشات پول باید به دانشگاه میامی پرداخت شود. شما باید پشت همه چک ها را با موارد زیر تأیید کنید:

      • "فقط برای سپرده"
      • "دانشگاه میامی"
      • بخش یا نام سازمان دانشجویی شما

      هیچ گونه چک یا سفارش پول را نقدی نکنید ، یا از درآمدهایی که جمع آوری کرده اید هزینه ای ایجاد کنید. از طریق خرید و فروش هرگونه هزینه یا کمک مالی به گروه های خارجی انجام دهید.

      در پایان یک روز کاری ، یک واریز تهیه کنید ، (که باید کل مستندات جمع آوری شده پول نقد و باطل/بازپرداخت را منعکس کند).

      واریز وجوه الکترونیکی (EFT) و سپرده های خانه پاکسازی خودکار (ACH)

      ما استفاده از رسوبات الکترونیکی مانند EFT و ACH را تشویق و تسهیل می کنیم.

      EFT انتقال الکترونیکی پول از یک حساب بانکی به دیگری از طریق سیستم های رایانه ای بدون مداخله کارمندان بانک است. انواع مختلف شامل سپرده مستقیم ، کارت اعتباری ، چک های الکترونیکی و انتقال سیم (از جمله سیم های بین المللی مانند Swift) است.

      ACH یک شبکه الکترونیکی برای پردازش معاملات مبتنی بر رایانه در دسته های بین موسسات سپرده گذاری شرکت کننده است. نقل و انتقالات شامل واریز مستقیم ، حقوق و دستمزد و پرداخت فروشنده است.

      برای پذیرش فرم های پرداخت EFT و ACH ، باید درخواست کنید که دفتر ما فرم های فروشنده مورد نیاز را با اطلاعات بانکی تکمیل کند. برای اطمینان از ضبط مناسب سپرده ها ، ما به اطلاعات حساب (ها) و/یا دفترچه راهنما نیاز داریم.

      هدایا و کمکهای مالی

      هدیه سهم غیرقابل برگشت پول یا دارایی از یک اهدا کننده به دانشگاه است. به اهدا کنندگان رسیدی مناسب برای ادعای هدیه به عنوان کمک مالی در اظهارنامه مالیاتی خود داده می شود. اهدا کنندگان می توانند یک بخش یا منطقه را تعیین کنند که هدیه از آن سود خواهد برد ، اما پس از پذیرش دانشگاه ، نمی توانند دخالت بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال ، یک استاد نمی تواند به دانشگاه هدیه دهد که از تحقیقات خودش پشتیبانی کند. به همین ترتیب ، یک اهدا کننده ممکن است هدیه ای برای تأمین اعتبار شهریه دانشجویی خاص نداشته باشد.

      دفتر پیشرفت کلیه هدایای خیرخواهانه یا کمکهای مالی به میامی را پردازش می کند. چک های هدیه نباید مستقیماً توسط یک بخش یا سازمان به بانک واریز شود. سپرده گذاری متمرکز هدایای خیرخواهانه با پیشرفت ، دریافت ، ضبط و تأیید کمک های مالی را تضمین می کند. بدون رسید رسمی دانشگاه ، اهدا کننده ممکن است نتواند کسر مالیات IRS را برای هدیه داده شده انجام دهد. اطلاعات اهدا کننده در یک بانک اطلاعاتی برای ردیابی تاریخی رابطه اهدا کننده با دانشگاه ثبت شده است.

      هنگام پذیرش هدایا/کمکهای مالی/حمایت مالی ، حتماً نام و آدرس اهدا کننده را بدست آورید. این اطلاعات را به همراه چک های مربوط به دفتر پیشرفت با استفاده از یک پاکت نامه پستی محکم در دانشگاه ارسال کنید.

      کمکهای مالی

      کمک های مالی بودجه ای است که دانشگاه برای یک هدف مشخص دریافت می کند. کارکنان حسابداری دانشگاه ، دریافت ، پردازش و ردیابی کلیه کمک های مالی (داخلی و خارجی) را که به ادارات و سازمان های دانشگاه میامی اعطا شده است ، اداره می کند. هرگونه سؤال ممکن است به کمک های مالی به آدرس@miamioh. edu هدایت شود.

      چک های کمک هزینه خارجی نباید مستقیماً به بانک واریز شود.