مروری بر فرآیند مدیریت مخارج سرمایه (CAPEX)

همه سازمان ها دو نوع مخارج را متحمل می شوند: هزینه های عملیاتی که منافع آن در دوره گزارش به دست می آید، و هزینه سرمایه (CAPEX) که منافع آن در طول عمر مفید دارایی خریداری شده تعلق می گیرد.

طبیعتاً، سرمایه گذاری سرمایه دارای ارزش بالاتر، ماندگارتر و ذاتاً ریسک پذیرتر است. برخی از CAPEX اجباری (تطابق)، برخی ضروری (جایگزینی اجزای کلیدی)، و برخی اختیاری (سرمایه گذاری های رشد) هستند.

سازمان ها اغلب نیاز به تامین مالی سرمایه گذاری های عمده از طریق استقراض یا حتی افزایش سهام دارند. موضوع و منابع تجاری مدیریت پروژه مورد نیاز برای ارائه موفقیت آمیز پروژه های سرمایه ای بزرگ دارای محدودیت زمانی هستند. تقاضا برای بودجه پروژه همواره از عرضه زمان و پول بیشتر است.

تصمیمات سرمایه گذاری توسط مدیریت به نمایندگی از مالکان و سایر ذینفعان اتخاذ می شود. در نتیجه، مسئولیت حاکمیتی وجود دارد تا اطمینان حاصل شود که یک فرآیند CAPEX سرتاسر به طور یکپارچه طراحی شده است تا نیازهای همه شرکت کنندگان از جمله حامیان پروژه، کنترل کنندگان مالی، مدیران منابع و سهامداران کلیدی را برآورده کند. این پست مراحل کلیدی این فرآیند CAPEX و تعامل با فعالیت های بعدی مرتبط را شرح می دهد.

بودجه بندی

استراتژی سازمانی سطح سرمایه گذاری، تخصیص و اولویت را تعیین می کند. سازمان هایی که وارد فاز رشد می شوند، نسبت بیشتری از ذخایر خود را به سرمایه گذاری های سرمایه ای بلندمدت اختصاص می دهند تا این توسعه را پشتیبانی و هدایت کنند. برعکس، جایی که یک واحد تجاری به عنوان یک گاو نقدی در نظر گرفته می شود، سرمایه گذاری سرمایه معمولاً با تمرکز بر جایگزینی و صرفه جویی در هزینه کوتاه مدت محدود می شود.

سطوح منابع مورد نیاز و عملکرد عملیاتی پیش بینی شده بر اساس سرمایه گذاری سرمایه پیشنهادی در ساختمان های جدید، ماشین آلات و تجهیزات و وسایل نقلیه پیش بینی خواهد شد. رشد به طور فزاینده ای بر سرمایه گذاری در دارایی های نامشهود مانند نرم افزار، علائم تجاری و پتنت ها نیز متکی است. این برنامه سرمایه گذاری سرمایه ای پیشنهادی همسو با استراتژی با «بودجه» نشان داده می شود.

بودجه سرمایه معمولاً شامل فهرستی از سرمایه گذاری های سرمایه ای است که بر اساس زیر دسته بندی می شوند:

• واحد عملیاتی (به عنوان مثال کارخانه، بخش، بخش)
• دسته دارایی (به عنوان مثال دسته های ثابت ملموس، تلفن همراه ملموس و نامشهود)
• اولویت (اولویت بندی اولیه بر اساس اهمیت استراتژیک)
• دلیل سرمایه گذاری (به عنوان مثال انطباق، جایگزینی، پس انداز یا رشد)
• Scale (eg order of magnitude classification: major (>$5m), very large (>$1m), large ($>100k), regular (>10 هزار دلار)، جزئی (<$10k).
• تخمین تقریبی بودجه به طور کلی و هزینه بر اساس دوره (ماه، سه ماهه یا سال)

برای اکثر سازمان ها، بودجه سرمایه سالانه تهیه می شود و عواملی در برنامه عملیاتی قرار می گیرد (مثلاً با فرض بازگشایی 3 فروشگاه خبری بودجه بندی شده در سه ماهه دوم، انتظار دارم که صورتحساب فروش و دستمزد من نسبت به سال گذشته x٪ افزایش یابد، و استهلاک من وهزینه هزینه های سرمایه به میزان y٪ افزایش می یابد.

اولویت های سرمایه گذاری سرمایه ای که در بودجه منعکس می شود، نشان دهنده هدف استراتژیک سازمان است و نیاز به نظارت و کنترل دقیق دارد. در واقع، انحرافات مخارج سرمایه ای در بودجه مصوب با دقت زیادی توسط بالاترین مقام های اجرایی و مدیران نظارت می شود. بودجه تصویب شده و وضعیت موجود بودن بودجه جاری باید به طور مؤثر به همه شرکت کنندگان ابلاغ شود.

در محیط های SAP، بودجه سرمایه گذاری سرمایه توسط یک برنامه سرمایه گذاری (یک ساختار گزارشگری سلسله مراتبی) با موقعیت های برنامه سرمایه گذاری اختصاص داده شده (اقلام بودجه فردی) نشان داده می شود. این موقعیت های برنامه سرمایه گذاری (IPP) منعکس کننده پروژه های منحصربه فرد (ابتکارات سرمایه گذاری استراتژیک بزرگ به عنوان مثال Plant x Refurbishment) یا استخرهای سرمایه گذاری (تعویض قطعات یدکی برای کارخانه y) است. توصیه هایی برای پیکربندی این برنامه های سرمایه گذاری موضوع یک پست وبلاگ متفاوت است.

بودجه معمولاً توسط کمیته اجرایی بر اساس پیشنهادهای لیست علاقه مندی ها فیلتر و تأیید می شود. بنابراین، در حالی که بودجه سرمایه احتمالاً مهم ترین مرحله فرآیند CAPEX برای کمک به همسویی هزینه های سرمایه است، این فرآیند یک گام زودتر آغاز می شود: با پیشنهادهای فهرست آرزوها.

پیشنهادات لیست علاقه مندی ها

هر مدیری آرزو دارد چیزی بیشتر داشته باشد که حوزه مسئولیت او را کارآمدتر و مؤثرتر کند. بسیاری از این موارد فهرست آرزوها ارزشمند خواهند بود - و این در واقع چیزی است که فرآیند CAPEX را بسیار چالش برانگیز می کند: همیشه فرصت های خوبی برای سرمایه گذاری نسبت به منابع انسانی و مالی برای تحقق آنها وجود دارد. چالش بهینه سازی تصمیم گیری پورتفولیوی CAPEX به موارد زیر مربوط می شود:

• عدم تایید سرمایه گذاری های بدی که ارزش را از بین می برد
• عدم انتخاب سرمایه گذاری ضعیف تر که بازدهی کمتر از حد مطلوب را ارائه می دهد
• از دست دادن فرصت های عالی برای سرمایه گذاری به طور کلی

هدف اصلی روند لیست دلخواه ، جمع آوری همه این "ایده های عالی" و اجرای آنها از طریق یک فرآیند ارزیابی اولیه است به طوری که ارسال بودجه Capex دپارتمان فقط شامل موارد ارزشی است و تضمین می کند که هیچ ناگتکی از طلا باقی نمی ماند.

به همین دلیل ، پیشنهادات لیست دلخواه ساده تر از درخواست های هزینه است و به طور کلی از نظر ماهیت کمی کیفی تر هستند و فقط تخمین های خشن از هزینه ها و مزایای مالی دارند. ارسال موارد لیست دلخواه باید توسط کلیه کارمندان برای اطمینان از کامل بودن مورد توجه قرار گیرد ، اما در صورت بعید است که این مورد به دلیل اولویت های رقابتی تأیید شود ، در یک ارسال لیست خواسته ها ، هزینه های محدودی را برای ارسال بیش از حد در لیست خواسته ها انجام می دهد. مدیران مسئولیت منطقه محلی موظفند برای درخواست های بودجه سطح بالاتر ، امیدوار کننده ترین موارد دلخواه را انتخاب کنند. سپس زیر مجموعه ای از این ارسال های گروهی به طور معمول در بودجه نهایی تأیید می شود. اثر قیف کاهش موارد احتمالی لیست خواسته ها به یک مورد بودجه تأیید شده در زیر نشان داده شده است:

درخواست های هزینه سرمایه

درخواست سرمایه سرمایه (CER) ، که گاهی اوقات مجوز هزینه (AFE) یا درخواست تخصیص (RFA) نامیده می شود ، گام اصلی در روند کار برای شروع فعالیت تهیه است.

با توجه به ماهیت در حال تحول در تجارت و اولویت ها ، بودجه سرمایه به ندرت طبق برنامه ریزی اجرا می شود. ایده ها و ضروریات جدید پدیدار می شوند. بنابراین ، در حالی که CER به طور معمول با یک کالای بودجه مرتبط است ، باید انعطاف پذیری را برای پذیرش هر دو درخواست غیرمستقیم و تغییر بودجه (تعیین مجدد بودجه بین درخواست ها) وجود داشته باشد.

در این مرحله است که به طور معمول یک پرونده تجاری رسمی مورد نیاز است و نمایندگی سیاست های تصویب اجرا می شود.

با تأیید درخواست هزینه سرمایه ، یک اقدام سرمایه گذاری (ساختار تجزیه کار پروژه یا سفارش داخلی) در SAP ایجاد می شود ، بودجه مصوب اختصاص داده می شود و فعالیت های تهیه می تواند آغاز شود.

پیش بینی

پس از تصویب هزینه های سرمایه و شروع تهیه ، هزینه های واقعی و زمان بندی مورد انتظار بیشتر می شود. این پیش بینی های جریان نقدی به روز شده حفظ می شود تا یک نمای جمع شده از بودجه و نیازهای منابع تأمین شود.

در حالت ایده آل ، این مدیر مسئول است که باید پیش بینی را انجام دهد ، منوط به بررسی و تصویب توسط مدیریت. پیش بینی ها به صورت دوره ای انجام می شود و هر نسخه پیش بینی می تواند برای شناسایی تغییرات حفظ شود.

کنترل بودجه مؤثر با مقایسه بودجه کلی با هزینه های متحمل شده (واقعی ، جمع شده به علاوه متعهد) و پیش بینی باقی مانده برای تکمیل فعال می شود.

تکمیل پروژه

هزینه های خرید دارایی شامل کلیه هزینه های مرتبط مانند حمل و نقل ورودی ، آماده سازی سایت ، هزینه های کار و مادی برای دریافت دارایی به یک کشور قابل حمل در تاریخ سرمایه گذاری است. این هزینه ها در یک اقدام سرمایه گذاری کنترل می شوند ، که در SAP یا یک ساختار شکست کار پروژه (WBS) یا سفارش داخلی (جمع کننده هزینه کوتاه مدت بسیار شبیه به یک مرکز هزینه است ، اما با یک هدف مشخص).

در مرحله تکمیل پروژه ، فعالیت های زیر انجام می شود:

• تکلیف حسابداری هدف از دارایی در دست ساخت به یک یا چند سوابق اصلی دارایی ثابت منتقل می شود
• وضعیت اندازه گیری سرمایه گذاری به روز شده است تا از نظر فنی کامل شود تا از هزینه های اضافی جلوگیری شود
• هزینه های انباشته شده مجدداً به دارایی های ثابت نهایی اختصاص داده می شوند
• هر بودجه غیر مورد استفاده به برنامه سرمایه گذاری بازگردانده می شود تا در حمایت از درخواست های هزینه های سرمایه در آینده در دسترس باشد

بررسی سرمایه گذاری

هر درخواست هزینه سرمایه باید مزایای پیش بینی شده تجاری خود را تعریف کند. برخی از دلایل سرمایه گذاری آشکار است ، به عنوان مثال جایگزینی تجهیزات مهم یا پیروی از بهداشت جدید ، ایمنی ، محیط زیست و سایر انطباق قانونگذاری. با این حال ، حتی این سرمایه گذاری ها تمایل به داشتن مؤلفه ای از بهبود مشتق شده در وضع موجود یا توجیهی برای جایگزین گران تر به دلیل طول عمر طولانی ، مشخصات ریسک یا سایر مزایای کیفی دارند.

هدف اصلی بررسی سرمایه گذاری ساختاری ، ارزیابی مزایا است. اگر نتایج واقعی متفاوت باشد ، نسبت به موارد ارتقا یافته ، بررسی شما را قادر می سازد که دلیل را درک کنید و فرضیات ، رویکرد و کنترل را تنظیم کنید تا در آینده از عود جلوگیری کند. در بسیاری از سازمان ها ، بررسی سرمایه گذاری توسط عملکرد حسابرسی داخلی بر اساس نمونه انجام می شود. دانش مبنی بر اینکه نتایج پرونده تجاری در درخواست سرمایه گذاری سرمایه گذاری شده است ، تحت اقدامات بررسی آینده به عنوان یک عامل قدرت در اطمینان از استدلال ، شفافیت و کوشش در تهیه پیشنهادات سرمایه گذاری خواهد بود.

البته پیش بینی آینده همیشه سخت است و اغلب این سرمایه گذاری های با ارزش بالاتر و نوآورانه هستند که بیشترین درجه تغییرپذیری موفقیت را دارند. نباید انتظار داشت که هر سرمایه گذاری به طور کامل به اهداف خود دست یابد، زیرا ریسک نکردن یک سازمان به نفع ذینفعان نیست. آنچه مهم است این است که سازمان یاد بگیرد که ریسک را به طور موثرتری ارزیابی کند و از طریق یک سبد سرمایه گذاری CAPEX متنوع به آستانه بازدهی متناسب با مشخصات تحمل ریسک سازمان دست یابد. بنابراین، در حالی که برخی از ابتکارات ممکن است موفق نباشند، به همان اندازه مهم است که دیگران به نتایج بهتر از انتظار دست یابند. هر گونه سوگیری در ارزیابی بازده مورد انتظار نسبت به خوش بینانه بودن بیش از حد باید به سرعت توسط یک فرآیند بررسی سرمایه گذاری موثر شناسایی شود.

تجزیه و تحلیل و تنظیم کنید

حیاتی ترین فعالیت در فرآیند CAPEX، توانایی به نمایش گذاشتن اطلاعات مرتبط و قابل اعتماد در تمام مراحل فرآیند از موارد فهرست خواسته ها تا بررسی های پس از سرمایه گذاری است. هدف باید بازرسی عینی فرآیند و نتایج و تطبیق مداوم برای ارائه بازگشت سرمایه بهینه مطابق با مشخصات ریسک سازمان باشد.

توانایی ردیابی و کنترل مخارج سرمایه در راستای بودجه اغلب به عنوان یک فرآیند ضروری در نظر گرفته می شود. با این حال، باید اذعان داشت که بودجه خود تنها یک ابزار مدیریتی برای کمک به همسوسازی تمرکز استراتژیک سازمان است. مخارج بالاتر یا کمتر از این «خط» بودجه باید بر اساس شایستگی آن ارزیابی شود. بودجه در درجه اول برای کمک به شناسایی محل وقوع تغییرات، کمک به تمرکز توجه مدیریت، به جای جلوگیری از هرگونه تغییر وجود دارد. در واقع، فرآیند کلاسیک «بودجه سالانه» در راستای سال مالی و چرخه گزارش دهی سازمان، از نظر بسیاری در محیط پرشتاب امروزی بسیار سفت و سخت است. بنابراین، بسیاری از سازمان ها شروع به اجرای پیش بینی های متحرک به عنوان مبنایی برای کنترل چابک تر می کنند.

علاوه بر این، مرز بین هزینه های سرمایه و عملیاتی به طور فزاینده ای مبهم است. مطابق با استاندارد گزارشگری مالی بین المللی 16 که اخیراً معرفی شده است، در رابطه با رفتار حسابداری سرمایه مناسب دارایی های اجاره ای، این خریدها اکنون معمولاً از طریق CAPEX پردازش می شوند و تنها از نظر تأمین مالی (کلی یا اجاره ای) تمایز قائل می شوند.

هزینه های زیادی برای سرمایه نیز دارای یک مؤلفه هزینه عملیاتی قابل توجهی است. به عنوان مثال ، خریدهای نرم افزاری به طور معمول دارای یک مؤلفه نگهداری و پشتیبانی مداوم هستند. بنابراین ، برای ارزیابی مؤثر بازده کلی CAPEX یک سازمان ، هم سرمایه و هم هزینه های عملیاتی باید در برابر تحقق مزایا ردیابی و ارزیابی شوند. این تجزیه و تحلیل دقیق بودجه ها ، برنامه های پیش بینی ، هزینه های واقعی و مزایای حاصل از آن در صورت مبتنی بر یک منبع واحد یکپارچه ، هسته هوشمند SAP شما مؤثر است.

نتیجه

فرایند هزینه سرمایه یکی از مهمترین مسئولیت های مدیریت برای اطمینان از موفقیت بلند مدت هر سازمان است. ذینفعان اصلی شامل حامیان مالی پروژه و مدیریت اجرایی هستند و همه شرکت کنندگان علاقه مشترکی به تسریع و کنترل روند پایان به پایان دارند. هدف سرمایه گذاری بهینه منابع مالی و انسانی یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود است. یک راه حل مؤثر در مدیریت CAPEX ، انطباق خط مشی ، امنیت یکپارچه و محتوای اطلاعاتی عمیق را تضمین می کند تا مدیریت بتواند انتخاب های مؤثر را به طور کارآمد و با اطمینان انجام دهد. تجزیه و تحلیل جامع به سازمان کمک می کند تا فرایندها و نتایج خود را برای بهبود مستمر در کارآیی ، کنترل و نتایج بازرسی و تطبیق دهد.